Damit ein komplikationsloser Ablauf während der Wie.MAI.KAI sichergestellt werden kann, müssen einige Regeln und Abläufe festgelegt werden, an die ihr euch als Helfende halten müsst. Spezielle Regelungen zu den einzelnen Bereichen erhaltet ihr nach Zuteilung. Bitte beachtet, dass wir jederzeit nach Sinnhaftigkeit und anlassbezogen die Regelungen anpassen oder erweitern können.

1. Allgemeine Regeln

1.1 Alle Helfende sind weisungsgebunden und haben der Orga (Bereichsleiter, Con-Leitung) – gegebenenfalls auch der Haustechnik – zu folgen.

1.2 Minderjährige Helfende benötigen eine Einverständniserklärung ihrer Eltern. Diese ist unaufgefordert vor Dienstantritt der Orga zu überreichen.

1.3 Als Helfender bist du Teil der Wie.MAI.KAI und Repräsentant/in dieser Veranstaltung. Bitte verhalte dich vorbildlich und freundlich, u. a. pünktliches Erscheinen, respektvolles Miteinander. Auch Helfende haben sich an das Rauch- und Alkoholverbot und die allgemeinen Con-Regeln zu halten. Rauchen ist im Außenbereich vor dem Helfendenraum möglich.

1.4 Helfende sind nicht berechtigt, sofern nicht anders ermächtigt, Personen vom Con-Gelände zu verweisen. In Streitfällen oder bei Verstößen gegen die geltenden Con-Regeln seitens eines Besuchers ist ein Orga-Mitglied zu benachrichtigen, denn nur sie dürfen Personen vom Gelände verweisen. Ausnahmen: Helfende dürfen Besucher OHNE gültiges Ticket oder bei Mitführen von Alkohol jederzeit vom Con-Gelände verweisen.

1.5 Wir bitten euch vor der Veranstaltung euch mit dem Programmheft, das vorher online per PDF verfügbar ist, vertraut zu machen, so dass ihr auch allgemeine Fragen von Besuchern beantworten könnt, oder sie an die richtige Stelle verweisen könnt.

1.6 Helfende sind verpflichtet rücksichtsvoll und verantwortungsvoll mit der Einrichtung der Stadthalle, dem anvertrauten Equipment und dem Eigentum Dritter umzugehen.

1.7 Helfende und Orga sorgen gemeinsam dafür, dass die Stadthalle immer sauber ist. Jeder Bereich kümmert sich darum, dass liegengebliebener Müll in die entsprechenden Behälter weggeräumt wird. In allgemeine Gebäudeteile wie Flure oder sonstige Freiflächen gilt das Prinzip, wer die Verschmutzung entdeckt, sollte diese auch beseitigen. Da auch leider größere Müllansammlungen außerhalb unseres Con-Geländes anfallen, werden Helfende und Orga gelegentlich dort den Rasen von herumfliegendem Müll befreien. Auf diese Weise ermöglichen wir es den Besuchern, den Rasen auch in weiteren Jahren mit nutzen zu dürfen.

2. Anmeldung vor Ort

2.1 Bevor ihr loslegen könnt, müsst ihr euch nach eurer Ankunft bei unserem Helfenden-Orga anmelden. Dies ist in der Regel im Helfendenraum.

2.2 Bei Krankheit müsst ihr euch beim Helfenden-Orga abmelden. Wir bitten dies möglichst unverzüglich nach Bekanntwerden zu erledigen, damit wir dies in der Planung berücksichtigen können.

2.3 Sollte sich der gesundheitliche Zustand während der Veranstaltung verschlechtern, so ist umgehend dem Helfenden-Orga Bescheid zu geben.

2.4 Helfende, die sich nicht abmelden und der Veranstaltung ohne weitere Angabe fernbleiben und bereits eine Unterkunft zugeteilt bekommen haben, bekommen den vollen Preis des Zimmers in Rechnung gestellt.

2.5 In ihren jeweiligen Bereichen, melden sich die Helfenden bei dem zuständigen Orga an und ab.

3. Einsatz

3.1 Am Anfang und Ende hat sich jeder Helfende bei der Orga für Helfende an- und abzumelden (Unterschreiben der Anwesenheitsliste). Anfang ist in der Regel Freitag 10:00 Uhr (Bühne und Technik) 12 Uhr (Allgemeinheit) / Sa. und So. 8:00 Uhr. Ende ist in der Regel Freitag um 22.00 / Sa. um 24:00 Uhr / So. um 22:00 Uhr. Wer später kommt oder früher gehen muss, muss dies vorab per E-Mail an den Helfenden-Orga mitteilen.

3.2 Die Gesamtarbeitszeit pro Tag beläuft sich zwischen 8 und 10 Stunden. Natürlich könnt ihr auch länger mitwirken, da ein Con-Tag doch meist länger andauert. Es wird versucht auf Freizeitwünsche einzugehen, damit Helfende auch etwas vom Programm mitnehmen können.

3.3 Besucher können nicht erkennen, ob ihr gerade im Dienst oder in der Pause seid. Daher solltet ihr auch stets in euren Pausen freundlich Auskunft fragenden Besuchern erteilen. Wollt ihr eure Ruhe in der Pause – was wir natürlich verstehen können – empfehlen wir Euch ein neutrales Ersatz-T-Shirt einzupacken und euch anzuziehen.

3.4 Helfende sind in ihrem Tätigkeitsbereich sich selbst verantwortlich und tragen die Verantwortung für ihr Verhalten, d. h. unter anderem, ein Bereich darf niemals unbeaufsichtigt sein. Ein Helfender kann von einem anderen Helfendem abgelöst werden, jedoch nicht von Bekannten, Besuchern oder Freunden.

3.4 Falls eure Schichtablösung nicht auftaucht, so dürft ihr euren Posten nicht verlassen, sondern müsst dem Helfenden-Orga per Funk oder Handy Bescheid geben, damit sich dieser um einen Ersatz kümmern kann.

4. Auf- und Abbau

5.1 Bitte tragt aus arbeitsschutzgründen festes Schuhwerk während dem Auf- und Abbau. Sandalen oder Stoffschuhe sind auch bei heißem Wetter nicht erlaubt. Handschuhe (in begrenzter) Anzahl werden für den Zeitraum gestellt.

5. Verpflegung

5.1 Getränke und Essen wird kostenfrei im Helfendenbereich gestellt. Es wird gebeten, keine Getränke oder Speisen außerhalb des Helfendenbereichs mitzunehmen. Das Weitergeben von Speisen und Getränke an Besucher, Freunde oder Bekannte ist verboten.

4.2 Helfende dürfen keine unbefugten Teilnehmer (Besucher, Freunde, Bekannte) in den Helfendenbereich oder Backstage-Bereich mitnehmen.

6. Unterkunft

6.1 Im begrenzten Umfang werden Unterkünfte in einem Hotel, einer Jugendherberge oder vergleichbarem den Helfenden kostenlos gestellt. Da das Kontingent stark limitiert ist, wird die Auswahl nach Entfernung/Dringlichkeit vorgenommen.

6.2 Sofern dir eine Unterkunft zugeteilt worden ist: Solltest du ohne wichtigen Grund (z. B. Krankheit) der Veranstaltung fernbleiben oder dich nicht rechtzeitig abmelden, so können dir die vollen Kosten für die Unterkunft in Rechnung gestellt werden. Damit wir leere Betten vermeiden oder Betten an Nachrückende vergeben können musst du dich rechtzeitig bis spätestens Donnerstag 18:00 Uhr abmelden. Leerstehende Betten kosten der Convention viel Geld. Darüber hinaus verhindert es, dass andere Helfende nicht teilnehmen können, wenn sie keine Unterkunft zugeteilt bekommen.

7. Verhalten im Notfall

7.1 Ganz wichtig ist es Ruhe zu bewahren und sich einen Überblick über die Situation zu verschaffen.
Bei Verletzungen ist – sofern bekannt – Erste Hilfe zu leisten und einen Sanitäter (DRK) zu verständigen. Ein KTW steht neben dem Gebäude. Sollte kein Sanitäter auf Anhieb erreichbar sein, so ist die Orga, der Brandschutz oder die Haustechnik zu verständigen. In jedem Fall ist die Orga über einen solchen Vorfall zu informieren.

7.2 Im Falle einer Evakuierung des Gebäudes durch einen Brand oder anderer Ereignisse helft Besuchern, ohne euch selbst dabei in Gefahr zu begeben, aus dem Gebäude. Öffnet Fluchttüren, leitet Besucher in Richtung Notausgänge.

7.3 Im Falle eines Brandes können Löschversuche mit den vorhandenen Feuerlöschern durchgeführt werden. Auch hier gilt der Grundsatz, so lange man sich selbst nicht in Gefahr begibt.

7.4 Sammelt euch nach einer Evakuierung am dafür vorgesehen Treffpunkt außerhalb der Stadthalle.